Jakie są przepisy dotyczące wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego?

Zwolnienie lekarskie stanowi istotne uprawnienie każdego pracownika, gwarantując mu finansowe bezpieczeństwo w okresie niezdolności do pracy. Przepisy prawne regulujące wynagrodzenie za czas choroby określają precyzyjnie wysokość świadczeń, sposób ich obliczania oraz podział obowiązków między pracodawcę a Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Obowiązujące regulacje prawne zapewniają pracownikom otrzymanie odpowiednich świadczeń finansowych podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim, jednocześnie określając jasne ramy prawne dla pracodawców oraz ZUS w zakresie wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłków.

Podstawy prawne zwolnienia lekarskiego w Kodeksie Pracy

Regulacje prawne dotyczące wynagrodzenia chorobowego

Zasady wypłaty wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego reguluje przede wszystkim art. 92 Kodeksu Pracy¹. Przepis ten stanowi fundamentalną podstawę uprawnień pracowniczych w zakresie świadczeń chorobowych i określa szczegółowe warunki otrzymania wynagrodzenia w różnych sytuacjach niezdolności do pracy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego (14 dni dla pracowników po 50. roku życia) – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia². Wynagrodzenie to obliczane jest zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Wyjątki od standardowej wysokości wynagrodzenia

Prawo pracy przewiduje sytuacje, w których pracownik otrzymuje 100% wynagrodzenia chorobowego³:

• Wypadek w drodze do pracy lub z pracy
• Choroba przypadająca w czasie ciąży
• Poddanie się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów
• Poddanie się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów

Szczególną sytuację stanowi pobyt w szpitalu, gdzie wysokość świadczenia wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku⁴, co stanowi odstępstwo od standardowych zasad wynagrodzenia chorobowego.

Zakres obowiązków pracodawcy i ZUS

Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni (lub 14 dni dla pracowników powyżej 50 lat) niezdolności do pracy w roku kalendarzowym⁵. Dni te są liczone łącznie, nie muszą występować nieprzerwanie, a między poszczególnymi okresami niezdolności mogą wystąpić przerwy⁶.

Po przekroczeniu limitu dni finansowanych przez pracodawcę, obowiązek wypłaty świadczeń przejmuje ZUS w formie zasiłku chorobowego. Zasiłek ten wypłacany jest na tych samych zasadach co wynagrodzenie chorobowe, jednak jego źródłem finansowania są środki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wysokość i sposób obliczania wynagrodzenia za zwolnienie lekarskie

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pomniejszone o 13,71%⁸. Kwota 13,71% odpowiada łącznej wartości składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika (emerytalne, rentowe i chorobowe).

Jeśli pracownik nie przepracował u danego pracodawcy pełnych 12 miesięcy, podstawę wymiaru ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia za pełne miesiące kalendarzowe¹⁰. Za pełny miesiąc uważa się taki, gdy umowa o pracę została zawarta od pierwszego dnia roboczego danego miesiąca.

Minimalna podstawa wymiaru świadczeń chorobowych

Od 1 stycznia 2025 roku minimalna podstawa wymiaru świadczeń chorobowych dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 4026,29 zł¹². Kwota ta wynika z obowiązującego minimalnego wynagrodzenia (4666 zł) pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne (639,71 zł).

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, minimalna podstawa wymiaru jest proporcjonalnie zmniejszana w stosunku do wymiaru czasu pracy.

Obliczanie dziennego wymiaru świadczenia

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku¹³. Oznacza to, że miesięczną podstawę dzieli się zawsze przez 30 dni, niezależnie od rzeczywistej liczby dni w danym miesiącu.

Przykład obliczenia:
Pracownik z podstawą wymiaru 5000 zł brutto (po odliczeniu składek: 4314,50 zł) otrzyma:

• Dzienna podstawa: 4314,50 zł ÷ 30 = 143,82 zł
• Wynagrodzenie chorobowe (80%): 143,82 zł × 0,80 = 115,06 zł dziennie

Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru

Składniki wliczane do podstawy wymiaru

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika, od których została opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe, a które nie przysługują za czas niezdolności do pracy. Do podstawowych składników należą:

Wynagrodzenie zasadnicze – zawsze stanowi podstawę wymiaru zasiłku, niezależnie od tego, czy jest to stałe wynagrodzenie miesięczne, godzinowe czy zmienne (akordowe, prowizyjne).

Premie i nagrody – wliczane są według szczegółowych zasad określonych w art. 42 ustawy zasiłkowej:

• Premie miesięczne – w kwocie wypłaconej za miesiące kalendarzowe
• Premie kwartalne – 1/12 kwot wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc niezdolności
• Premie roczne – 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc niezdolności

Dodatki funkcyjne i stażowe – pod warunkiem, że są pomniejszane za okresy nieobecności spowodowanej chorobą.

Składniki nieuwzględniane w podstawie

Nie wlicza się do podstawy wymiaru składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w czasie przebywania na wynagrodzeniu chorobowym. Należą do nich:

• Jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie
• Wartość szczepień ochronnych finansowanych przez pracodawcę
• Wartość nieodpłatnych badań pracowników
• Nagrody za ukończenie szkoły lub studiów
• Dofinansowanie kosztów wynajmu mieszkania
• Bony lub wypłaty z okazji uroczystych dni i świąt
• Składniki nieuzależnione od indywidualnego wkładu pracy

Wynagrodzenie za zwolnienie lekarskie na dziecko

Zasady przyznawania zasiłku opiekuńczego

Zasiłek opiekuńczy na chore dziecko przysługuje w wysokości 80% podstawy wymiaru zasiłku i jest wypłacany przez ZUS lub pracodawcę (jeśli zatrudnia co najmniej 20 osób). Świadczenie to przysługuje rodzicom, opiekunom prawnym oraz osobom utrzymującym i wychowującym dziecko, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Kluczowym warunkiem otrzymania zasiłku opiekuńczego jest brak w gospodarstwie domowym innej osoby, która mogłaby sprawować opiekę nad chorym dzieckiem. Wyjątek stanowią dzieci poniżej 2 roku życia, dla których ta zasada nie obowiązuje.

Limity czasowe zasiłku opiekuńczego

Maksymalny okres korzystania z zasiłku opiekuńczego w roku kalendarzowym zależy od wieku dziecka:

60 dni w ciągu roku kalendarzowego przysługuje na opiekę nad:

• Chorym dzieckiem do 14 roku życia
• Zdrowym dzieckiem do 8 lat (w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola)

30 dni w ciągu roku kalendarzowego przysługuje na opiekę nad:

• Dzieckiem niepełnosprawnym w wieku 8-18 lat (w związku z chorobą rodzica)
• Chorym dzieckiem niepełnosprawnym w wieku 14-18 lat

14 dni w ciągu roku kalendarzowego przysługuje na opiekę nad chorym dzieckiem powyżej 14 roku życia.

Zasady korzystania przez rodziców

Zasiłek opiekuńczy może otrzymać tylko jeden z rodziców w danym czasie. Nie mogą oni jednocześnie korzystać ze zwolnienia na to samo dziecko, chyba że zachodzą szczególne okoliczności (np. jedno dziecko choruje w domu, a drugie przebywa w szpitalu).

Pula dni przysługuje łącznie na wszystkie dzieci w rodzinie. Oznacza to, że rodzice trójki dzieci do 14 lat mają do dyspozycji łącznie 60 dni (a nie 180 dni), które mogą dowolnie rozdzielić między opiekę nad poszczególnymi dziećmi.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, limit 60 dni zwolnienia lekarskiego na chore dziecko do 14 lat jest wspólny dla wszystkich dzieci w rodzinie, niezależnie od ich liczby.

Procedury związane z elektronicznym zwolnieniem lekarskim (e-ZLA)

System elektronicznych zwolnień lekarskich

Od 1 grudnia 2018 roku wszystkie zwolnienia lekarskie wystawiane są wyłącznie w formie elektronicznej (e-ZLA). Lekarz po wystawieniu e-ZLA przekazuje je elektronicznie do ZUS z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.

ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (pracodawcy) na jego profilu PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia. Informacja jest również przekazywana ubezpieczonemu posiadającemu profil na PUE ZUS.

Obowiązki pracownika i pracodawcy

Pracownik nie ma obowiązku dostarczania e-zwolnienia do pracodawcy, jednak przepisy prawa pracy nakazują powiadomienie pracodawcy o nieobecności w dowolnej formie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności.

Pracodawca zatrudniający powyżej 5 osób ma obowiązek założenia profilu PUE ZUS, dzięki czemu automatycznie otrzymuje informacje o zwolnieniach swoich pracowników. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 5 osób mogą założyć profil dobrowolnie.

Zmiany techniczne w systemie e-ZLA na 2025 rok

Od 15 czerwca 2025 roku ZUS wymusi korzystanie wyłącznie z protokołu HTTP/1.1 przy przesyłaniu elektronicznych zwolnień lekarskich. Aplikacje gabinetowe korzystające z nowszych protokołów (HTTP/2, HTTP/3) przestaną działać, co może spowodować blokadę wystawiania zwolnień przez lekarzy nieposiadających zaktualizowanych systemów.

Do tej daty wszystkie aplikacje gabinetowe muszą zostać dostosowane do standardu HTTP/1.1, w przeciwnym razie lekarze i asystenci medyczni nie będą mogli wysyłać e-ZLA do ZUS.

Obliczanie wynagrodzenia chorobowego – przykłady praktyczne

Przykład podstawowy – standardowe zwolnienie chorobowe

Przykład 1:
Pracownikowi o przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu brutto 6000 zł wystawiono zwolnienie lekarskie na 12 dni z powodu choroby.

Obliczenia:

• Podstawa wymiaru: 6000 zł – (6000 zł × 13,71%) = 6000 zł – 822,60 zł = 5177,40 zł
• Dzienna podstawa: 5177,40 zł ÷ 30 = 172,58 zł
• Wynagrodzenie chorobowe (80%): 172,58 zł × 0,80 = 138,06 zł
• Za 12 dni: 138,06 zł × 12 = 1656,72 zł

Przykład dla pracownika z wynagrodzeniem minimalnym

Przykład 2:
Pracownik zatrudniony na pełny etat z wynagrodzeniem minimalnym (4666 zł brutto) choruje przez 15 dni.

Obliczenia:

• Podstawa wymiaru (minimalna): 4026,29 zł
• Dzienna podstawa: 4026,29 zł ÷ 30 = 134,21 zł
• Wynagrodzenie chorobowe (80%): 134,21 zł × 0,80 = 107,37 zł
• Za 15 dni: 107,37 zł × 15 = 1610,55 zł

Przykład zwolnienia na przełomie roku z różnymi stawkami minimalnymi

Przykład 3:
Pracownik z wynagrodzeniem minimalnym choruje od 28 grudnia 2024 r. do 5 stycznia 2025 r.

Obliczenia dla grudnia 2024:

• Minimalne wynagrodzenie: 4300 zł
• Podstawa wymiaru: 3710,47 zł
• Za 4 dni (28-31 grudnia): 4 × 98,61 zł = 394,44 zł

Obliczenia dla stycznia 2025:

• Minimalne wynagrodzenie: 4666 zł
• Podstawa wymiaru: 4026,29 zł
• Za 5 dni (1-5 stycznia): 5 × 107,37 zł = 536,85 zł

Przykład zwolnienia z powodu wypadku w drodze do pracy

Przykład 4:
Pracownik z podstawą wymiaru 5000 zł uległ wypadkowi w drodze do pracy i przebywa na zwolnieniu 8 dni.

Obliczenia:

• Podstawa wymiaru: 5000 zł – (5000 zł × 13,71%) = 4314,50 zł
• Dzienna podstawa: 4314,50 zł ÷ 30 = 143,82 zł
• Wynagrodzenie chorobowe (100%): 143,82 zł × 1,00 = 143,82 zł
• Za 8 dni: 143,82 zł × 8 = 1150,56 zł

Okres wyczekiwania i prawo do świadczeń chorobowych

Podstawowe zasady okresu wyczekiwania

Prawo do wynagrodzenia chorobowego pracownik nabywa po upływie 30 dni nieprzerwanego obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Do okresu wyczekiwania wlicza się również poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni.

Dla osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym okres wyczekiwania wynosi 90 dni.

Sytuacje bez okresu wyczekiwania

Okres wyczekiwania nie obowiązuje w przypadkach:

• Wypadku przy pracy lub w drodze do/z pracy
• Choroby zawodowej
• Poddania się szczepieniom ochronnym
• Konieczności poddania się zabiegom leczniczym lub badaniom

Przedłużenie maksymalnego okresu zwolnienia

Standardowy okres przebywania na zwolnieniu lekarskim wynosi maksymalnie 182 dni w roku kalendarzowym. W przypadku kobiet w ciąży oraz osób chorych na gruźlicę górna granica wynosi 270 dni.

Po wykorzystaniu maksymalnego okresu zasiłku chorobowego pracownik może ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne, a następnie o rentę z tytułu niezdolności do pracy.

Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich

Uprawnienia kontrolne ZUS i pracodawcy

Zarówno pracodawca, jak i ZUS mogą przeprowadzać kontrole pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca może skorzystać z usług lekarza orzecznika ZUS w celu weryfikacji zasadności wystawionego zwolnienia.

ZUS ma prawo przeprowadzać kontrole w miejscu zamieszkania pracownika w celu sprawdzenia, czy faktycznie przebywa on na zwolnieniu z powodu choroby, a nie wykorzystuje tego czasu na inne cele.

Konsekwencje nadużyć

W przypadku stwierdzenia nieuzasadnionego wykorzystania zwolnienia lekarskiego:

• ZUS może wstrzymać wypłatę świadczeń chorobowych
• Pracownik może być zobowiązany do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń
• Pracodawca może wyciągnąć konsekwencje dyscyplinarne

Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie może podejmować żadnej działalności zarobkowej, w tym realizowania obowiązków z umów cywilnoprawnych czy prowadzenia działalności gospodarczej.

Wpływ zwolnienia lekarskiego na stosunek pracy

Ochrona przed zwolnieniem

Zwolnienie lekarskie nie wyklucza rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym w przypadku rażącego naruszenia obowiązków służbowych. Jednakże pracodawca ma ograniczone możliwości rozwiązania umowy z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu chorobowym.

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, gdy pracownik jest niezdolny do wykonywania obowiązków z powodu choroby:

• Ponad 3 miesiące (przy okresie zatrudnienia krótszym niż 6 miesięcy)
• Dłużej niż łączny okres pobierania wynagrodzenia i zasiłku oraz świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące (przy zatrudnieniu minimum 6 miesięcy)

Wpływ na okres wypowiedzenia

Korzystanie ze zwolnienia lekarskiego w okresie wypowiedzenia nie zatrzymuje jego biegu. Umowa wygasa po upływie okresu wypowiedzenia (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące), jednak ubezpieczony nie traci prawa do zasiłku chorobowego.

Kolejne zwolnienia lekarskie po rozwiązaniu umowy pracownik musi przekazywać bezpośrednio do ZUS, ponieważ pracodawca nie ma już obowiązku wypłaty świadczeń.

Zmiany w przepisach dotyczących zwolnień lekarskich

Planowane zmiany na 2025 rok

Rząd zapowiedział znaczące zmiany w systemie finansowania zwolnień lekarskich3. Od 2025 roku obowiązek opłacania chorego pracownika ma spoczywać na ZUS już od pierwszego dnia przebywania na zwolnieniu, co ma odciążyć małe firmy.

Koszt tej zmiany dla budżetu państwa oszacowano na 11 mld zł rocznie3. Reforma ma na celu wsparcie małych przedsiębiorstw, dla których wypłata wynagrodzenia chorobowego stanowi znaczne obciążenie finansowe.

Potencjalne konsekwencje zmian

Eksperci wskazują na potencjalne problemy wynikające z planowanych zmian3:

• ZUS może mieć trudności z terminową wypłatą świadczeń (do 30 dni od otrzymania dokumentacji)
• Pracownicy mogą nie otrzymać świadczenia w terminie wypłaty wynagrodzenia
• Może pojawić się chaos organizacyjny w ZUS związany z nagłym wzrostem liczby wypłacanych świadczeń

Aktualne obowiązki informacyjne

Pracodawcy mają obowiązek poinformowania pracowników o sposobie funkcjonowania systemu e-ZLA. Jeśli pracodawca nie posiada profilu PUE ZUS, musi poinformować pracowników o konieczności dostarczania wydruków zwolnień elektronicznych.

Brak profilu PUE ZUS u pracodawcy nie zwalnia go z obowiązku wypłaty wynagrodzenia chorobowego, jednak utrudnia proces administracyjny i wymaga od pracowników dodatkowych czynności.

Przepisy dotyczące wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego stanowią kompleksowy system ochrony socjalnej pracowników, zapewniający im finansowe bezpieczeństwo w okresie niezdolności do pracy. Znajomość tych regulacji jest niezbędna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, aby prawidłowo realizować uprawnienia i obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

[¹]: https://inewi.pl/blog/zwolnienie-lekarskie-l4-prawa-i-obowiazki-pracownika

[²]: https://kadry-i-place.com.pl/artykul/wplyw-liczby-dni-danego-miesiaca-na-wysokosc-wynagrodzenia-chorobowego-i-zasilku-chorobowego

[³]: https://zielonalinia.gov.pl/-/zwolnienie-lekarskie

[⁴]: https://interviewme.pl/blog/zasilek-chorobowy

[⁵]: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zwolnienie-lekarskie-a-wysokosc-wynagrodzenia

[⁶]: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-wyliczac-wynagrodzenie-chorobowe

[⁷]: https://kadromierz.pl/blog/chorobowe-pracownika-co-nalezy-wiedziec/

[⁸]: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zasady-ustalania-podstawy-wymiaru-zasilku-w-razie-choroby-czesc-i

[⁹]: https://hrappka.pl/blog/podstawa-wymiaru-wynagrodzenia-chorobowego-jak-ja-obliczyc

[¹⁰]: https://www.sdworx.pl/pl-pl/blog/place/zasilek-chorobowy

[¹¹]: https://www.zus.pl/swiadczenia/zasilki/zasilek-chorobowy/podstawa-wymiaru/dla-pracownikow

[¹²]: https://www.hrkadryiplace.pl/najnizsza-podstawa-wymiaru-swiadczen-chorobowych-w-2025-r/

[¹³]: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/swiadczenia-pieniezne-z-ubezpieczenia-spolecznego-w-razie-16837381/art-36